Laporan Diskusi Manajemen Perkantoran dan Manajer

Hari, Tanggal       : Kamis, 15 September 2016
Waktu                  : 07.15-08.55
Moderator            : JUBEL HOT. P. S.
Penyaji 1              : ASDALIANI
Penyaji 2              : LIA ANGRAINI

Materi Penyaji 1

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN MANAJER

A.    Pengertian Manajemen, Manajemen Perkantoran dan Pekerjaan Kantor

1)      Manajemen

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2011:1) Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.

2)      Manajemen Perkantoran

Menurut Jaenudin Akhmad (2012:2), manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu, ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dan sejak penciptaanya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya bila telah usang.

3)      Pekerjaan Kantor

Menurut Donni Juni Priansa (2003: 47) pekerjaan kantor yaitu kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran disebut pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha kantor. Berdasarkan KBBI tata usaha ialah penyelenggaraan urusan tulis-menulis (keuangan dan sebagainya), di perusahaan, negara, dan sebagainya, sedangkan penata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha. Dengan informasi dan pengetahuan  yang dimilikinya, maka administrator tata usaha berperan penting dalam manajemen perkantoran.

B.     Pentingnya Manajemen

Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas ( fisik, pengetahuan, waktu, dan perhatian) sedangkan kebutuhannya tidak terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan dan terbatasnya kemampuan dalam melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab. Dengan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab ini maka terbentuklah kerjasama dan keterikatan formal dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik serta tujuan yang diinginkan tercapai.

C.     Lingkup Pekerjaan Kantor

Menurut Donni Juni Priansa dan Fenny Damayanti (2015 : 13) Pekerjaan di lingkungan organisasi beragam, namun secara umum pekerjaan di suatu organisasi ada dua jenis, yaitu :

1)      Tugas Pokok

Tugas pokok disebut juga dengan kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya.

2)      Tugas Penunjang

Tugas penunjang adalah kegiatan – kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran. Pekerjaan penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.

Tata usaha kantor berkonsep modern, menurut Atmosudirjo (1989) terdiri dari sejumlah aktivitas, yaitu :

1)      Tata Usaha Umum

Tata usaha umum yaitu tempat pengumpulan, penerimaan, pengolahan, dan penyampaian data atau penyampaian informasi secara teratur, sistematis dan terus-menerus dengan tujuan untuk memperlancar jalannya tugas pimpinan dan jalannya tugas organisasi.

2)      Tata Usaha Teknis Operasional

Tata usaha yang menangani segala data atau informasi, tentang jalannya operasi – operasi yang dilancarkan oleh organisasi secara teknis mendetail. Tata usaha ini dijalankan oleh setiap unit organisasi teknis fungsional dan dilaporkan secara langsung atau tidak langsung oleh para manajer operasi kepada administrator.

3)      Tata Usaha Sumber Daya

Pada umumnya dapat digolongkan menjadi tata usaha pegawai, tata usaha finansial dan tata usaha logistik.

4)      Tata Usaha Khusus

Tata usaha khusus dilaksanakan untuk memperlancar pengambilan keputusan pemimpin. 

D.    Asas-Asas Pekerjaan Kantor

Menurut Donni Juni Priansa dan Fenny Damayanti (2015 : 16) pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas dari tiga asas yang biasa digunakan, yaitu asas sentralisasi, desentralisasi, dan asas campuran.

1)      Asas Sentralisasi

Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit tersendiri dalam organisasi yang bersangkutan.

2)      Asas Desentralisasi

Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas  ini yaitu setiap unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola pekerjaan kantornya masing – masing.

3)      Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas perpaduan kedua asas (asas sentralisasi dan asas desentralisasi).

E.     Siapakah Seorang Manajer Dan Apa Pekerjaanya ?

Menurut Kamaluddin (1989:5) manajer adalah siapa saja pada tiap tingkat dalam organisasi, yang mengarahkan usaha-usaha dari orang lain dalam pencapaian tujuan-tujuan. Manajer adalah orang yang mendorong untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan dengan sabar dalam kondisi tertentu, bukan hanya mencari kemungkinan – kemungkinan saja sehingga bisa terlaksana. Dia membuat tujuan-tujuan, menjalankan rencana-rencana, menyusun berbagai sumber – sumber personalia, material, perlengkapan, modal, memimpin dan mendorong orang mengerjakan, menilai hasil sebenarnya terhadap tujuan-tujuan dan mengembangkan orang untuk organisasi.

F.      Skil-Skil Yang Berhubungan Dengan Manajer

Menurut Kamaluddin, (1989:8) agar supaya menjadi efektif seorang manajer mempunyai dan terus-menerus mengembangkan bermacam-macam skil penting.

1)      Skil Teknis

Kemampuan mempergunakan pengetahuan khusus, metoda-metoda atau teknik-teknik dalam pelaksanaan pekerjaan.

2)      Skil Komunikasi

Kemampuan menyediakan informasi secara lisan dan tertulis untuk orang lain dalam organisasi dengan maksud mencapai hasil-hasil yang di inginkan.

3)      Skil Manusia

Kemampuan seorang manajer untuk mengerti, bekerja dengan dan bergaul dengan baik dengan orang lain disebut skill kemanusiaan.

4)      Kemampuan Analisa

Skill analitis adalah kemampuan manajer untuk mempergunakan akal dan pendekatan ilmiah atau teknik-teknik dalam menganalisis masalah-masalah dan kesempatan – kesempatan dalam bisnis.

5)      Kemampuan Mengambil Keputusan

Skil manajer dalam menyeleksi suatu gambaran atau aliran tindakan yang didesain untuk memecahkan masalah atau sederatan masalah-masalah.

6)      Skil Konseptual

Skil konseptual adalah kemampuan manajer mengerti tentang kekomplekan keseluruhan organisasi dan bagaimana tiap departemen atau kesatuan cocok untuk dipakai organisasi.

Materi Penyaji 2

G. Peran Manajer Kantor

Menurut Henry Mintzberg ada 10 macam Peran Manajer Kantor :

1. Figurehead role (peran sebagai kepala)

peranan untuk mewakili organisasi yangdipimpinnya dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal.

2. Leader role (peran pemimpin)

peranan untuk menjadikan unit organisasinya berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam mencapai tujuan dimana manajer perlu mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan kondisi yang memungkinkan untuk bekerja bagi pengikutnya.

3. Liaison role (peran penghubung)

 peranan yang mengharuskan manajer melakukan interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang – orang lain yang berada di luar organisasinya untuk mendapatkan informasi.

4. Monitor role (peran pemantau)

peranan yang mengharuskan seorang manajer untuk menjadi pencari, penerima dan pengumpul informasi agar supaya mampu mengembangakan pengertian yag baik dari organisasi yang dipimpinnya.

5. Disseminator role (peran penyebar)

peran yagn menempatkan manajer sebagai penyebar informasi ke seluruh jajaran organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Ini dimungkinkan karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran monitornya.

6. Spokesman role (peran juru bicara)

peran manajer untuk mewakili organisasi utnuk menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya.

7. Entrepreneur role (peran wirausaha)

peran sebagai pemrakarsa dan perancang bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya.

8. Disturbance-handler role (peran penghalau gangguan)

peran yang membawa manajer untuk bertanggung jawab ketika organisasinya mengalami krisis yang seringkali tidak direncanakan sebelumnya,

9. Resource allocator of role (peran pembagi sumber-daya)

peran manajer sebagai penentu di dalam mengalokasi sebagai sumber daya, seperti keuangan/dana untuk kegiatan tertentu di dalam organisasi.

10. Negotiator role (peran perunding)

peran yagn menempatkan manajer sebagai perunding (negotiator) baik dengan pihak – pohak dalam lingkungan organisasi maupun pihak luar guna pemecahan bagi masalah – masalah yang dihadapi organisasi.

Dari semua peran diatas selanjutnya dapat dikelompokkan kedalam 3 kelompok perilaku manajer, yaitu :

1.      perilaku antar-pribadi (interpersonal behavior), yang terdiri dari: peran pemimpin, kepala dan perantara;

2.      perilaku pemrosesan informasi ( information processing behavior) yang terdiri: monitor, penyebar, dan juru bicara, dan

3.      perilaku pengambilan keputusan (descision making behavior) yang meliputi : wirausaha, penghalau gangguan, pembagi sumber daya, dan perunding.

Tambahan Materi Diskusi

Oleh ( NUR PUTRI JAYANTI )

( Dalam buku Donni Juni Priansa, 2013:27-28) :

Alasan penting manajemen harus di implementasi dalam kegiatan operasinal perkantoran :

1.      Manajemen merupakan suatu kegiatan yang mempunyai fungsi sebagai alat pemersatu, penggerak, dan pengkoordinasi berbagai pekerjaan kantor.

2.      Manajemen merupakan sistem kerja yang rasional dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

3.      Manajemen mempunyai prinsip-prinsip yang universal.

4.      Manajemen merupakan kemampuan/keahlian pegawai unuk mengelola segala aktivitas yang terjadi di lingkungan kantor.

5.      Manajemen akan menciptakan kegiatan operasional kantor yang akan membawa opganisasi kepada kedudukan yang lebih tinggi dan di hargai.

a.         Peran manajer dalam Manajemen:

(Dalam buku Donni Juni Priansa, 2013:39-40)

1.      Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap seluruh bagian dalam kegiatan organisasi.

2.      Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering di kelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama.

3.      Tingkatan manajer ysng umum yang di kenal mulai dari bawah ke atas :

-            Manajemen lini pertama

-            Manajemen tingkat menengah

-            Manajemen tingkat puncak

b.        Keterampilan Manajemen

(Dalam buku Donni Juni Priansa, 2013:40-42) :

Menurut Robert L. Kazt pada tahun 1970an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal 3 keterampilan dasar, yaitu :

1.  Keterampilan konseptual

2.  Keterampilan hubungan dengan orang lain

3.  Keterampilan teknis

Sedangkan Menurut Ricky W. Griffin menambahkan 2 keterampilan dasar yang perlu di miliki oleh manajer, yaitu :

1.  Ketrampilan manajer waktu

2.  Keterampilan membuat keputusan

Oleh ( ENDIKO SAPUTRA )

(Melayu S. P. Hasibuan.2014.Manajemen.Jakarta: Siar Grafika Offset.)

a.       Kelompok Eksekutif

Para eksekutif manangani hubungan dengan lingkungan luarnya. Mereka menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan posisi perusahaan, kebutuhan, pelanggan, dan masyarakat

b.      Manajer Menengah

Memusatkan perhatian pada perencanaan dan menjaga pengoperasian sistem dan prosedur di dalam perusahaan. Tugas mereka adalah memastikan bahwa perusahaan beroperasi secara efektif dan efisien. Setiap unit bekerja secara sinkron untuk mencapai tujuan perusahaan

c.       Manajer Supervisi

Para supervisi berurusan dengan pelaksanaan pekerjaan secara langsung dengan mengkoordinaksikan pelaksanaan tugas melalui pengarahan dan balikan/ feedback yang efektif dan yang efisien, karena setiap manajemen memiliki fungsi dan titik berat masing-masing

Sesi Tanya Jawab I

1.      ( NUR PUTRI JAYANTI )

Bagaimana cara manajer memilah memilih alternatif-alternatif yang timbul agar bawahan nya tidak merasa tersinggung atas keputusan yang di ambil nya nanti ?

Jawaban:

( ASDALIANI )

(Kamaluddin 1989) Manajer harus memahami dahulu dasar / persyaratan dalam mengambil keputusan seperti :

-          Adanya tujuan

-          Adanya koordinasi

-          Adanya sinkronisasi

-          Adanya pemimpin dan bawahan

Jadi, pemimpin harus mengambil keputusan dari alternatif-alternatif yang ada selaras dengan kepentingan perusahaan/organisasi dengan kepentingan individu atau bawahan. dengan baik.

Tambahan jawaban oleh :

( FAKRI MARSAL )

-          Seorang manajer harus memahami identitas khususnya karakter bawahan nya

-          Adanya kemampuan komuniksi yang baik terhadap bawahan

-          Memahami keadaan emosi bawahan nya

-          Pengetahuan tentang suatu masalah

-          Manajer harus memahami bawahan termasuk dalam menyampaikan tujuan, iisi, aspirasi

-          Fokus dan perhatian kepada bawahan

( http://Afrizanraja.wordpress.com.peran_manajer_dalam_perusahaan)

( ENDIKO SAPUTRA )

Kembalikan pada diri masing-masing individu manajer

-          Kecakapan

-          Keahlian

-          Tanggung jawab

-          Kerja keras

-          Terbuka

2.    ( DINDA AMALIA PUTRI )

Bagaimana penerapan tentang peran enterpreneur/peran usaha dalam suatu organisasi?

Jawaban :

( LIA ANGRAINI )

Enterpreneur role/peran wirausaha

Merupakan suatu peran sebagai pemrakarsa dan perancang bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya. Dan juga mengidentifikasi ide-ide baru melalui proyek-proyek perbaikan dengan menerapakan inovasi dalam rencana untuk masa depan.

Misalnya :

       Mendorong para rekan manajer untuk membuat proyek-proyek perbaikan,bekeja untuk mendelegasikan, memberdayakan dan mengawasi tim dalam proses pembangunan. ( Kamaluddin,D.Rs.Manajemen)

Sesi Tanya Jawab II

3. ( WAHIB ASSYAHRI )

Apakah sama fungsi manajer kantor dengan pengawas kantor!

Jelaskan tupoksi dari manajer kantor dan pengawas kantor tersebut!

Jawaban :

( ASDALIANI )

(Malayu S.P Hasibuan, 2011 : 38 )  Fungsi manajer yaitu Planning, Organizing, Actuating, and Controlling.

Oleh karena fungsi manajer salah satunya adalah Controlling (pengawasan) maka menurut saya manajer kantor itu juga merupakan pengawas kantor.

Tambahan Jawaban Oleh :

( DINDA AMALIA PUTRI )

Menurut Moekijat (1997:4) Manajer kantor juga berperan sebagai pengawas kantor yang mempunyai tangguang jawab dalam mengawasi bawahan akan tetapi harusnya pengawas kantor bukan seorang manajer kantor. Pengawas kantor bertugas mengawasi pekerjaan setiap personel yang merupakan bawahan, namunkemungkinan posisinya di bawah seorang  manajer kantor.

( Ida, Nuraida.2008.Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta: Kanisius )

( MUHARDINA JELITA )

Seorang manajer kantor adalah juga seorang pengawas kantor, tapi seorang pengawas kantor belum tentu merupakn seorang manajer kantor.

Tugas pokok seorang manajer kantor :

Adalah menjuruskan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya. Sementara itu memberikan imbangan perhatian yang layak terahadap aspek-aspek seperti : tujuan, organisasi, metode, kepegawaian, lingkungan, mesin dan perlengaapan.

Tugas pengawas kantor :

-          Memberi intruksi untuk melaksanakan pekerjaan

-          Mengawasi  pegawai-pegawai untuk mengetahui apakah pekerjaan telah di laksanakan

-          Melatih pegawai  untuk melaksanakan pekerjaan

-          Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan para pegawai

Jadi , seorang manajer kantor tidak 100% sama dengan pengawas kantor.

( Moekijat.1997. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. )

( FITRI WAHYUNI )

Seorang manajer kantor adalah juga seorang pengawas kantor, tetapi seorang pengawas kantor belum tentu merupakan seorang manajer kantor.

Jadi, hal ini tergantung dari kantor tersebut, apakah seorang manajer dalam suatu kantor menunjuk seseorang untuk menjadi pengawas atau seorang manajer tersebut langsung turun atau sekaligus menjadi pengawas kantor.

( Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. )

4. ( RENI SUSANTI )

Keterampilan apa yang harus di miliki seorang manajer untk mengelola kantor?

Jawaban :

( LIA ANGRAINI )

Dari beberapa keterampilan manajer kantor, yang harus di miliki soerang manajer adalah :

       Keterampilan Konseptual, dimana kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami hubungan antara bagian yang saling bergantung, serta mendapatkan, mengalisa dan menginterpretasikan informasi yang di terima dari beracam-macam sumber.

Jadi, keterampilan mana yang relative lebih penting tergantung pada organisasi, tingkatan manajerial dan fungsi yang sedang di laksanakan.

(hpikotajayapura.blogspot.co.id/2011/02/keterampilan-yang-harus-dimiliki-oleh.html?m=1)

( HUSNA RAHMA DONA )

Menurut Ricky W. Griffin, ada dua keterampilan dasar yang perlu di miliki manajer :

·         Keterampilan manajemen waktu

Keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan yang yang di miliki mya secara bijaksana. Setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan organisasi . waktubyang di miliki merupakn aset yang berharga, daan jika menyiakan akan mengurangi produktifitas organisasi.

·         Keterampilan membuat keputusan

Kemampuan untuk mendefinisian masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkan nya :

-       mendefinisikan masalah dan mencari alternatif yang dapat di ambil untuk menyelesaikannya

-       mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang di anggap paling baik

-       mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dn mengevaluasi agar tetap di jalur yang benar

( Doni Juni Priansa. 2015. Manajemen Perkantoran. Efektif, efisiensi, da profesinal, halaman 41 )

( YESI ERMAINI SIMAMORA )

MENURUT  Kanzt, ada 3 jenis dasar keterampilan manajer :

·         Keterampilan teknis

Kemampuan untuk menggunakan alal- alat, prosedur, dan teknik suatu bidang yang khusus

·         Keterampilan manusiawai

Kemampuan untuk bekerja dengan orang lain, memahami orang, dan mendorong orang lain, baik sebagai perorangan maupun dengan kelompok

·         Keterampilan konseptual

Keterampilan mental untuk mengkoordinasikan dan memadukan seemua kepentigan dan kegiatan organisasi

( James A.F Stoner. Manajemen Edisi Kedua (revisi).1996.Jakarta. Erlangga )

5. ( ENDIKO SAPUTRA )

Jelaskan bagaimaana loyalitas dan tanggung jawab manajer kantor jika di hadapi 2 tanggung jawab dengan situasi yang berbeda !

Jawaban :

( ASDALIANI )

Menurut saya ketika Manajer di hadapkan unuk mengambil 2 tanggung jawab pada situasi yang berbeda. Disinilah keahlian dan keterampilan manajer diperlukan. Manajer harus dan dituntut mampu menghadapi masalah-maslah dan memecahkan atau menemukan solusi dari maslah melalui skil-skil yang dimiliki manajer, baik manajer top, middle maupun lower. Oleh karena itu melalui skil-skil serta keterampilan, manajer akan mampu bersifat loyal serta profesional.

( Kamaluddin, 1989. Manajemen. Jakarta. halaman 8)

Tambahan Jawaban Oleh:

( WAHIB ASYAHRI )

Tidak mungkin manajer memiliki tugas dan tanggung jawabdalam struktur organisasi yang jelas di organisasi kantor.

Ada tingkatan manajer :

·         Manajemen lini pertama

·         Manajemen tingkat menengah

·         Manajemen puncak

(Doni Juni Priansa. 2015. Manajemen Perkantoran. Efektif, Efisiensi, Da Profesinal. Bandung.: Alfabeta.)

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu S.P. 2011. Manajemen (Dasar Pengertian dan Masalah). Edisi Revisi. Cetakan Ke Sembilan. Jakarta : Bumi Aksara.

Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran, Yogyakarta : Graha Ilmu.

Priansa, Donni Juni. 2015.  Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung : Alfabeta.

Priansa, Doni Juni. 2015. Manajemen Perkantoran. Efektif, Efisiensi, dan Profesinal. Bandung.: Alfabeta.

Stoner, James A.F. 1996. Manajemen Edisi Kedua (revisi). Jakarta. Erlangga.

Moekijat.1997. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Kamaluddin. 1989. Manajemen. Jakarta.

Devung, G. Simon. 1989. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta.